Den ultimata guiden för att välja rätt onlinedatarum för ditt företag
En affärsstrategi som passar alla håller på att bli föråldrad i takt med att moderna företag går över till mer specialiserade tjänster. Detsamma gäller för leverantörer av virtuella datarum. De dagar då virtuella datarum endast användes för M&A är förbi. Företag använder nu datarumsprogramvara för börsintroduktioner, insamlingar, crowdfunding eller fastighetsaffärer. Och det globala elektroniska datarummet förväntas nå 5 497 miljoner dollar till 2030 .
Med det i åtanke erbjuder datarumsleverantörer mer anpassade tjänster för olika branscher och processer. Det är alltså mycket möjligt att ett virtuellt datarum för börsintroduktioner kanske inte är tillräckligt bra för fastigheter. Typen av datarumstjänster varierar också beroende på företagsstorlek.
Hur skulle du veta om ett datarum är lämpligt för ditt företag? Eller hur ska du välja ett virtuellt datarum som ditt företag behöver?
Följ dessa tre enkla steg när du väljer rätt onlinedatarumsprogramvara för ditt företag.
Innehållsförteckning
- 1. Definiera varför du behöver programvara för datarum
- 2. Välj de funktioner du behöver
- 3. Gör efterforskningar om leverantörer av virtuella datarum
- Slutord
1. Definiera varför du behöver programvara för datarum
Virtuella datarum är i huvudsak digitala dokumentförråd som är värd för certifierade datarumsleverantörer. Företag och offentliga institutioner använder datarum för online-datadelning, digitalt samarbete och projektledning. Innan du väljer datarumstjänster är det därför viktigt att svara på några frågor, till exempel:
- Vad behöver du en VDR till? Behöver du det för ett engångsprojekt eller vill du integrera det i dina system permanent?
- Hur kommer ett datarum att hjälpa dig att uppnå dina organisatoriska mål? Kommer det att göra verksamheten mer effektiv?
- Hur mycket kan du spendera på datarummet? Kommer det att hjälpa dig att minska andra utgifter, som pappers- eller utskriftskostnader?
- Vilka funktioner behöver du ett datarum att erbjuda? Hur mycket datarumslagring behöver du?
- Vem kommer att använda tekniken? Är dina anställda bekväma med att använda ny teknik?
2. Välj de funktioner du behöver
Behovsidentifiering och budgetinställning är viktiga steg, eftersom de hjälper dig att bedöma vilken typ av funktioner och tjänster du har råd med. Om du till exempel behöver ett datarum för att underlätta kommunikationen mellan dina styrelsemedlemmar är det viktigt att ha möteshanteringsverktyg utöver datahanteringstjänster.
Vissa funktioner är dock obligatoriska och de bör finnas i din VDR oavsett hur du tänker använda den. Här är några aspekter du bör leta efter.
Datarumssäkerhet
Säkerhet är den viktigaste aspekten av datarumstekniken. Varje enskild köpare använder datarumsteknik främst på grund av dess dataskyddsfunktioner.
Se därför till att din VDR har åtminstone grundläggande säkerhetsfunktioner som tvåstegsverifiering, enhetsåtkomstkontroll, dokumentåtkomstkontroll, digitala vattenstämplar, 256-bitars SSL-datakryptering och visningsläge.
Några av de bästa datarummen när det gäller säkerhet inkluderar iDeals, FimrRoom, Firmex och Datasite. Du kan läsa mer om dessa datarum på datarooms-review.com — en pålitlig plattform med detaljerade och opartiska recensioner om de mest populära datarumsleverantörerna.
Certifieringar
Datarumsleverantörer måste följa standarder som fastställts av olika globala och regionala tillsynsorgan. Till exempel inkluderar globala organ ISO och GDPR, medan FINRA , HIPAA och FISMA är regionala tillsynsmyndigheter.
Enkel användning
Datarum används vanligtvis för att hantera stora databitar. Att ha funktioner som massuppladdningar, dra-och-släpp eller filredigerare är viktigt för att dela eller lagra stora mängder information.
3. Gör efterforskningar om leverantörer av virtuella datarum
När du jämför virtuella datarum rekommenderas det starkt att du också gör en del efterforskningar om leverantörerna. Börja med certifieringarna som nämns ovan och se om de överensstämmer med bestämmelser som fastställts av din tillsynsmyndighet. Till exempel reglerar HIPAA praxis för datahantering inom hälsovårdssektorn i USA.
Här är några andra viktiga saker att tänka på.
Relevant branscherfarenhet
Som nämnts i början erbjuder datarumsleverantörer nuförtiden skräddarsydda tjänster för olika företag och branscher.
Branscherfarenhet är avgörande eftersom det hjälper leverantörerna att bedöma branschspecifika utmaningar på ett bättre sätt. Dessutom skiljer sig datarum för ideella organisationer från de som används av offentliga institutioner eller kommersiella organisationer.
Digital närvaro
Moderna konsumenter betraktar digital närvaro som en avgörande faktor för att bygga förtroende. Kan du föreställa dig ett virtuellt datarum utan någon digital närvaro? Förutom en officiell webbplats kan du hålla utkik efter företagsprofiler på professionella plattformar som LinkedIn.
Dessutom kan du utöka din forskning till kända globala programvarugranskningsplattformar som Capterra, TrustRadius, G2 och Software Advice. Försumbar digital närvaro är en röd flagga.
Kundsupport
Kundsupport är en av de avgörande faktorerna vid val av leverantör. Från datarumsinstallation till utbildning till felsökning, bara kunnig och lyhörd kundsupport kan göra det enklare för dig. Ett bra datarum med exceptionell kundsupport är bättre än ett exceptionellt datarum med vanlig kundsupport.
Slutligen, glöm inte att använda din kostnadsfria testperiod, som nästan alla avancerade datarumsleverantörer erbjuder.
Slutord
Processen för val av datarum ska inte tas lätt på. Ett felaktigt beslut slösar inte bara tid och resurser utan kan leda till dataintrång eller läckor och därmed äventyra ditt företags övergripande välbefinnande. De ovan nämnda stegen är starkt rekommenderade tips när du väljer datarumsprogramvara för ditt företag.
Dela Med Sig: